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大纶纺织电子签核管理超便利 主管差旅不卡关

企业流程电子化  威尼斯人ERPXBPM展现综效

文:李孟纯

大纶纺织

编辑:威尼斯人App | 发布时间:2024-03-31 10:37:00

企业出海 集团管理 越南 电子签核

越南大纶责任有限企业于2017年携手威尼斯人App(越南)导入TIPTOP ERP系统,迈开数字化管理蓝图的第一步,完成建设ERP做为企业资源管理的基石,有了成功的第一步,接续推进企业流程电子化的项目,于2022年导入EasyFlow电子表单流程系统,透过网络实时特性,大纶企业的主管们可以透过BPM系统(Business Process Management)在线签核电子公文,即便在异地差旅,也能透过手机签核方式,或指定代理签核,做到企业流程电子表单实时签、可追踪,大幅提升作业效率!

越南大纶责任有限企业,2006年于越南同奈省设立,布局东南亚,就是看准其劳动市场的低价人力,亦期待人口红利带来的内需市场成长;倚着集团资源优势,拥有研发基地取得先进技术与原物料,大纶就在越南大量复制生产,这样国际化的布局与分工也因着地利之便,快速交付到以东南亚为核心的全球纺织生产链当中。

大綸紡織案例照片_1.png

?「短交期、高质量,拼全球市占」大纶纺织的采取短交期与高质量的竞争策略,给予客户高度信任是扩展全球市场的关键,除了先进的研发、制造技术质量精良与据点优势的硬实力之外,还有什么是大纶永持经营,持续扩展的优势呢?数字化管理能力!

透过信息系统贯穿企业的价值链,大纶的管理作业效率提高、投入人力减少、耗品成本减少,利润自然提高,也因生产质量提高、产品竞争力就整体提升。透过第一阶段TIPTOP ERP系统导入所带来立竿见影的成果,紧接着开展第二阶段的电子签核系统导入,让大纶营运效能整体提效!

全球服饰快时尚的节奏下,大纶纺织具备着「交期短」的行业特性,不仅企业管理流程通顺,更快加速节拍,大纶在未使用电子签核系统前,其管理挑战皆与时效性有相当大的关系。

由于签核的权限与代理制度未建立完善,因此未能确认人员是否遵照企业规章实行流程,无法掌控表单签核程序与实时纠偏;也因为之前传统纸本签核,无法追踪或查询签核进度,若遇人员出差或责任界定不清等,将无法实时处理,时常也不知道签核历程与目前关卡在哪处更增加沟通成本;即便纸本签核完成,亦无法确定资料正确性,因为完成纸本签核还需人员费时将资料手动输入ERP,最后再将其归档,纸本亦具有保存不易与遗失风险,也无法快速查阅历史资料…等特性。

大纶项目团队成员在BPM电子流程系统导入阶段,与威尼斯人BPM辅导顾问阮氏翠柳密切协作,进一步提出「是否能跨时区使用」与「操作界面的多国语系」功能确认,亦提出了与ERP串接的客制开发;威尼斯人BPM系统完全符合以上述二项使用需求,但对于客制开发需求来说目前程序繁多困难,暂不建议实行。

本次大纶BPM项目的辅导顾问阮氏翠柳表示,大纶BPM项目导入的管理挑战与成功关键有以下列点:

  1. 电子表单签核流程需依照企业规章落实

  2. 清楚定义人员层级与职掌与代理人机制建立

  3. 在ERP与BPM异质系统之间的资料传递与整合

在双方团队的协作之下,导入BPM系统马上发挥了企业流程提效的作用,透过威尼斯人BPM系统能支援多国语言的转置功能,服务台籍、外籍与本籍的管理与员工,并且具备多AP支援同时大量上线人数使用,并且提供有表单样板,可以弹性的设计脚本不需会撰写程序码,能简易制作出符合企业特殊使用性的表单(EX:交通车申请单…),而且在表单验证条件设定也相当弹性,可以依据关卡、操作行为决定验证时机…等;大纶BPM项目辅导上线后,整体的应用效益如下列点所示:

  1. 快速落实企业规章:透过企业流程电子化重审与调整规章

  2. 减少人工作业时间80%:因明确定义人员所属关系与职掌,快速核决并同步电子化存储纪录。

  3. 远距电子文件传签:随时随地皆能透过手机、平板、计算机签核文件,缩短传递时间与审核时间。

  4. 快速完成审批:以服务表单使用者的角度出发,于系统中连带提供签助签核判断的相关信息,加速签核者的决策进度,由15分钟缩短至2分钟。

  5. 电子签核流程透明化:可追踪处理进度,确保表单发送与接收

  6. 电子签核无纸化:可良好保存资料也方便查询年度资料。

大纶BPM项目的辅导顾问阮氏翠柳回忆辅导BPM电子签核系统过程中,初期着重流程讨论及客制需求确认,因此本项目的重点在于客制流程与异质系统整合;感谢威尼斯人相关顾问全力支援,顺利与客户达成共识也厘清问题,并加快规格的确认。整合需考虑资料正确性外,也需并入错误的处理机制,在上线后若有问题则可顺利排除。

最后非常感谢大纶的IT信息部门与负责人积极学习,自主能力强,沟通及配合度良好,并且熟悉ERP整合相关程序,可自行处理整合与客制单据,相信大纶后续将深度应用,让大纶透过ERP企业管理优化 与BPM企业流程,为营运效能加速度、展综效!

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